Интерфейс TDMS к Microsoft Word
Интерфейс TDMS к Microsoft Word предназначен для увеличения производительности труда, повышения комфортности работы, улучшения качества выпускаемой документации и обеспечения коллективного взаимодействия при работе пользователей платформы TDMS с документами Microsoft Word.
Интерфейс TDMS к Microsoft Word — это программная надстройка платформы TDMS, встраиваемая в среду Microsoft Word, и обеспечивающая интеграцию этих программных продуктов за счет привнесения части возможностей TDMS в среду Microsoft Word и расширения возможностей ряда стандартных функций Microsoft Word с учетом требований системы TDMS.
Интерфейс TDMS обеспечивает ускорение работы и повышение качества разрабатываемых документов за счет использования следующих возможностей:
- автоматическое заполнение системных и пользовательских атрибутов, расставленных в поля документов. К таким свойствам относятся, например, даты создания и модификации документа, его статус, наименование, тип и другие параметры;
- автоматизация выполнения ряда трудоемких операций, таких как заполнение табличных значений, вставка вычисляемых значений, управление связями с другими документами;
- устранение негативного влияния на производительность дублирующего набора действий, обязательных при работе с системой коллективного пользования. Интерфейс позволяет совместить команды сохранения и закрытия документов, а также переопределить работу некоторых стандартных команд приложения для поддержки работы с объектами TDMS;
- поддержка групповой работы с документами, обеспечиваемая за счет реализации функций сравнения и слияния документов, и отслеживанию изменений в связанных (ссылочных) документах;
- использование единых корпоративных шаблонов, позволяющих повысить качество оформления документов и избежать механических ошибок, которые появляются, например, при изменении реквизитов компании в процессе создания новых документов путем копирования старых.
Повышение удобства и производительности
После установки интерфейса на ваш компьютер, в Microsoft Word добавляется лента TDMS, содержащая набор команд TDMS, а в рабочее пространство документа встраивается дерево объектов TDMS, дополненное панелями поиска и выбора файлов.
Меню TDMS в Microsoft Word
Команды интерфейса, собранные на ленте TDMS, позволяют выполнить некоторые наиболее часто используемые команды над объектом TDMS. Главное достоинство этих команд в том, что для их выполнения не требуется переключение в TDMS или позиционирование на объекте TDMS в дереве в самом интерфейсе. Текущим объектом считается объект, файл которого в данный момент редактируется в приложении.
Команды, расположенные в меню TDMS, позволяют вам:
- Открыть документ на редактирование или просмотр из объекта TDMS
- Создать новый документ из объекта или шаблона типа файла TDMS
- Сохранить документ в TDMS
- Экспортировать документ из TDMS, сохранив при этом связи с составляющими его файлами
- Вставить в документ поля, заполнив их значениями атрибутов и функций TDMS
- Вставить текст или часть текста из других документов
- Сравнить и объединить текущий открытый документ с другим документом из TDMS
- Настроить интерфейс для работы удобным вам способом
Кроме основных перечисленных команд, интерфейс позволяет отправить файл объекта по внутренней почте TDMS, и открыть диалог свойств объекта непосредственно из системы TDMS. Команды, раскрываемые в меню на диалоге свойств объекта, позволяют выполнить любые действия над объектом, доступные из среды TDMS.
Дерево объектов интерфейса
Панель дерева объектов интерфейса обеспечивает возможности управления объектами аналогичные тем, которые имеются в системе TDMS. Дополнительно на панели дерева объектов интерфейса располагается список файлов, отображаемый при выборе объекта в дереве. Это решение удобно для работы с документами, в составе которых содержится произвольное количество файлов.
Дерево объектов позволяет:
- осуществлять навигацию по объектам;
- осуществлять быстрый поиск объектов;
- выполнять пользовательские и системные команды из контекстного меню;
- открывать файлы на редактирование и просмотр;
- вставлять ссылки на файлы в текущий открытый документ.
Открытие документов
Интерфейс к Microsoft Word позволяет открывать файлы из TDMS, не переключаясь из приложения в TDMS. Открыть файлы на просмотр или редактирование средствами интерфейса можно различными, наиболее удобными конкретному пользователю, способами. Кроме того, интерфейс обеспечивает предварительную выгрузку связанных файлов из TDMS и автоматическое обновление полей и другой связанной информации в открываемом документе.
Средствами интерфейса можно создать новые документы, используя в качестве основы файлы других документов, хранящихся в TDMS, а также шаблоны типов файлов.
Сохранение документов
Интерфейс TDMS к Microsoft Word позволяет упростить процедуру сохранения файлов в TDMS, используя технику совмещения в одной команде сохранения:
- действия, выполняемого приложением;
- действия, выполняемого TDMS.
Интерфейс изменяет (или может изменить в соответствии с настройками) поведение следующих команд:
- команда Сохранить интерфейса позволяет одним действием сохранить файл на диск в рабочую папку, и обновить файл в хранилище TDMS;
- «родная» команда Сохранить Microsoft Word может быть настроена таким образом, что она будет не только сохранять файл на диск в рабочую папку (обычное поведение), но и обновлять файл в хранилище TDMS (поведение, дополненное интерфейсом);
- команда Сохранить и закрыть интерфейса позволяет последовательно сохранить файл на диск в рабочую папку, обновить файл в хранилище TDMS, снять файловую блокировку с объекта и закрыть файл в Microsoft Word.
Кроме команд сохранения файла в текущем объекте, интерфейс позволяет сохранять документ напрямую в TDMS в формате PDF, в шаблоне типа файла и в другом, произвольно выбранном, объекте.
Коллективная работа
Поддержка внешних ссылок
Интерфейс обеспечивает поддержку внешних ссылок в совместно редактируемых файлах таким образом, чтобы при их перемещении на другие компьютеры и носители как внутри организации, так и за ее пределами, сохранялась целостность информации.
Для решения этой задачи интерфейс к Microsoft Word использует следующие возможности:
- встроенный механизм коррекции абсолютных и псевдоотносительных путей, гарантирующий открытие составных документов на любом рабочем месте;
- механизм экспорта составных документов, обеспечивающий целостность информации не зависимо от способа (структуры) выгрузки связанных файлов;
- выгрузка связанных документов до их открытия в приложении.
Поддержка связей объектов
Использование интерфейса обеспечивает поддержку вложенной (иерархической) структуры для связанных файлов. В настройках интерфейса содержится специальное свойство, позволяющее включить режим сохранения информации о вложенности файлов друг в друга в структуре объектов TDMS. Иерархические связи объектов TDMS строятся на ссылках — один и тот же объект, как и файл, может быть заимствован (вставлен по ссылке) произвольное количество раз. Интерфейс сохраняет связанные объекты TDMS, повторяя структуру связей файлов. На практике это означает, что документ, созданный специалистом одной специальности, может войти в состав других документов, что, кроме возможности автоматической выгрузки всех связанных по иерархии файлов, предоставляет ряд дополнительных преимуществ.
- Система TDMS отслеживает статусы входящих друг в друга документов. Нельзя утвердить документ верхнего уровня, если не утверждены все входящие в него документы. Если не утверждена Пояснительная записка строительного отдела, TDMS не позволит утвердить Общую пояснительную записку, использующую строительный раздел в составе сводного документа.
- Если связанные документы уже утверждены, TDMS наложит ограничения на внесение изменений в документ, используемый в других частях проекта. Потребуется реализация регламента внесения изменений либо с созданием специального документа (Извещения об изменении), либо с менее жесткой, но также прописанной в стандартах предприятия процедуре по внесению изменений.
Работа над одним документом
Интерфейс TDMS к Microsoft Word обеспечивает возможность параллельной работы над одним документом как при совместной работе сотрудников одной организации, так и их взаимодействия с внешними контрагентами. Способы взаимодействия делятся на:
- Юридическое сравнение (сравнение файла документа TDMS и файла, полученного извне). Подготовленный в TDMS документ отправляется по внешней почте контрагенту. Контрагент вносит изменения в документ и отправляет его обратно. При получении письма пользователь TDMS открывает документ из почтового клиента с помощью Microsoft Word и создает новый совмещенный документ.
- Коллективное взаимодействие (сравнение двух редакций одного документа TDMS). Два человека решают одновременно работать над одним документом, не создавая при этом новой объектной сущности. У данного подхода существуют два сценария.
a. Заблаговременный. Один пользователь открывает документ на редактирование и блокирует его в TDMS. Второй пользователь, также обладающий правами на редактирование, чтобы не терять времени, открывает документ без блокировки. После завершения редактирования первым пользователем, второй пользователь совмещает документы.
b. Случайный. В процессе работы над одним документом два пользователя с правами на редактирование (соавторы) открывают его почти одновременно. Оба начинают редактировать, но один из них блокирует документ первым. Второй, попытавшись сохранить документ в TDMS, получает сообщение интерфейса, что документ блокирован. Но информация не теряется, — после снятия блокировки отредактированный файл объединяется с файлом, сохраненным в TDMS, и результат совместной работы помещается в базу TDMS.
- Сравнение двух версий одного документа. Интерфейс позволяет сравнивать не только активные, но и более старые версии документов.
- Сравнение двух разных документов. При многовариантном проектировании, дублировании, комментировании и некоторых других операциях и технологиях появляются файлы с похожим содержимым, также требующим сравнения и объединения. Интерфейс позволяет выполнить эти операции максимально быстро и удобно.
Повышение качества разрабатываемых документов
Актуализация документов в режиме реального времени
Благодаря функциям мониторинга изменений в связанных (ссылочных) документах, интерфейс TDMS к Microsoft Word обеспечивает возможность согласованной параллельной работы над составными документами. При внесении изменений в связанные документы, пользователям, редактирующим сводные документы, высылается уведомление, и по их желанию производится обновление.
Публикация документов
Интерфейс обеспечивает экспорт составных документов из системы TDMS, позволяющий пользователям выбрать способ выгрузки связанных файлов: с сохранением структуры выгрузки TDMS, или ее преобразованием в одну папку, или в один файл.
Важнейшими результатами применения интерфейса в подготовке передаваемой документации являются:
- актуальность документов на момент публикации, гарантированная поддержкой иерархической структуры связанных документов и мониторингом вносимых в них изменений;
- целостность путей файлов связанных документов, позволяющая открывать документы независимо от места их выгрузки.
Использование единых корпоративных шаблонов документов
Благодаря возможности вставки в документы полей, содержащих вычисляемые значения атрибутов и функций TDMS, становится возможным создание пула корпоративных шаблонов, в которых применяются единые требования к атрибутированию, наполнению, оформлению, и другим свойствам документов.
Применение шаблонов документов позволяет добиться:
- сокращения времени работы, требуемого для заполнения стандартных полей документов;
- уменьшения количества ошибок при заполнении полей документов. При изменении телефонов, адресов, логотипов и других реквизитов, значение которых берутся из TDMS, обновление полей редактируемых документов происходит без существенных трудозатрат и максимально аккуратно;
- повышения качества разрабатываемой документации: шаблоны позволяют использовать единый корпоративный стиль, их разработчики поддерживают соответствие государственным и отраслевым стандартам и нормам, а также требованиям конкретного заказчика.
Развертывание интерфейса
Для установки интерфейса на рабочие места пользователей применяется универсальный инсталлятор с возможностью как персональной установки, так и сетевого развертывания. Установщик самостоятельно определяет, какие компоненты и приложения необходимо установить на рабочее место, и при необходимости устанавливает их.
Интерфейс TDMS к Microsoft Word, входит в программный продукт TDMS 4.0 AddIns for Microsoft Office и устанавливается вместе с интерфейсами для Microsoft Excel и Microsoft Outlook.
Интерфейс поддерживает работу в среде Microsoft Word 2007, 2010 и 2013.
Адаптация интерфейса
Настройка свойств интерфейса позволяет:
- определить способ обновления атрибутов и связей, размещенных в документах, при их открытии на просмотр или редактирование;
- совместить функционал стандартной команды приложения Сохранить и команды интерфейса Сохранить в TDMS;
- настроить режим сохранения на локальном диске пользователя открытых на просмотр файлов;
- настроить режим хранения связанных файлов;
- настроить поведение интерфейса для обработки событий, возникающих при внесении другими пользователями изменений в документы, вставленные по ссылке в ваш объединенный документ.
Настройка может производиться специалистом с правами локального администратора. Если в организации применяются доменные политики, установка может быть произведена с заранее подготовленным набором свойств, единым для всех пользователей.
Требования к аппаратному и программному обеспечению
Процессор |
В соответствии с требованиями Microsoft Windows и Microsoft Office |
Объем памяти |
В соответствии с требованиями Microsoft Windows и Microsoft Office |
Объем дисковой памяти |
50МБ свободного места |
Операционная система |
В соответствии с требованиями Microsoft Office |
Интегрируемые приложения |
TDMS 4.0 Client, TDMS 4.0 Developer, Microsoft Word 2007, 2010 и 2013 |